¿Qué ventajas aporta un Software ERP a un pequeño negocio?

Las tecnologías de la información se han convertido en una herramienta imprescindible para la competitividad en las pymes. Cada vez más pequeñas y medianas empresas, apuestan por los beneficios de un ERP en su negocio.

La actividad comercial está experimentando un importante cambio hacia la digitalización, buscando la actualización, modernización y continuidad del negocio. Por ello, son muchas las empresas que han comenzado a digitalizar distintas áreas de su negocio, aunque la introducción de múltiples sistemas puede ocasionar un problema de gestión si no se hace de manera estructurada, coordinada y planificada.

¿Qué es un ERP?

El ERP es un software de gestión y planificación de procesos de negocio que integra las distintas áreas de tu negocio, como la cadena de suministro y gestión de almacenes, las operaciones de gestión de pedidos, ventas y devoluciones, los informes y las actividades de recursos humanos, entre otras. 

Disponer de un software ERP te garantizará tener toda la información relevante de tu negocio en un único sistema alojado en la nube, ayudándote en la toma de decisiones e incluso automatización en algunas de ellas.  El hecho de que este todo alojado en la nube, garantizará un mayor nivel de seguridad. Además, agilizará la comunicación dentro y fuera de tu empresa, favoreciendo un desarrollo óptimo y eficaz del negocio.

Beneficios de un ERP

• Eficiencia en la gestión de los procesos: se reducen los costes, tiempos y procesos, se facilita la toma de decisiones, se evitan duplicidades de datos.
• Integración en una sola plataforma o aplicación
• Automatización de procesos de la empresa de forma automática.
• Mayor agilidad y flexibilidad: las empresas tienen un plus de flexibilidad, ya que de esta forma pueden ser más diferenciales frente a sus competidores.
• Bajos costes: es el proveedor quien asume la inversión y el mantenimiento del servicio. No es necesario comprar licencias, ni mantener una infraestructura.
• Inmediatez y sencillez: el software ERP se puede utilizar desde el primer día, no hacen falta conocimientos tecnológicos para implementar el programa.
• Accesibilidad: la información está accesible desde cualquier lugar y a cualquier hora.
• Seguridad: los ERP en Cloud almacenan la información de sus clientes en centros de datos certificados que cuentan con sistemas de seguridad avanzados para evitar la pérdida de la información o el cese del servicio. Además, está totalmente garantizada la confidencialidad de la información de cada cliente
• Reducción de huella de carbono digital: contar con un ERP en Cloud reduce la huella de carbono de una empresa y ahorra recursos, por ejemplo, en la compra, transporte, instalación o posterior reciclaje de componentes informáticos. No sólo las facturas serán más bajas, sino que la empresa será más sostenible.

¿Qué ERP debo elegir?

Para elegir el mejor software ERP para tu negocio, primero es importante tener en cuenta las necesidades, debilidades y fortalezas de tu negocio.

• Funcionalidad: La funcionalidad es probablemente el criterio más importante para evaluar un ERP. Debe tener las funciones necesarias para cubrir tus necesidades de negocio. Asegúrate de que el software pueda manejar todas las funciones críticas para tu empresa, como finanzas, ventas, compras, inventario y recursos humanos.
• Integración de departamentos: El mejor ERP, tiene como objetivo automatizar y agilizar los procesos de negocio, por lo que el producto seleccionado debe ser capaz de sustituir las aplicaciones y los métodos utilizados en estos para unificar toda la gestión corporativa en él: programas de contabilidad y finanzas, tesorería, compras, almacén, ventas, facturación, fabricación, proyectos, etc. 
• Facturación avanzada: Los ERPs más adelantados como Sage Murano son capaces de detectar e integrar las facturas recibidas mediante una solución incorporada de escaneado y detección automatizada de las mismas. Igualmente, presentan un módulo de eFactura con firma electrónica.
• Automatización: Es importante que el ERP que elijas, tenga la capacidad de poder generar reglas y alertas para ejecutar acciones de forma automática. Por ejemplo, si quedan menos de X unidades en el almacén de un producto, una alerta avisará a compras para realizar un pedido. 
• La interfaz tiene que ser sencilla y clara. Tenemos que comprobar si el sistema es compatible con otros ya instalados en nuestros sistemas. No podemos hacernos con un software muy complicado de manejar si lo que pretendemos es agilizar el día a día en nuestra empresa. 

Estos son solo algunos de los criterios importantes a tener en cuenta al elegir un buen software ERP. Evalúa cuidadosamente tus necesidades empresariales y considera estos criterios antes de tomar una decisión.

Además, has de tener en cuenta, que el ERP que elijas debe de estar compuesto cómo minimo por una sserie de modulos, entre los cuales destacamos:

1. Módulo de RRHH: facilita los procesos de selección y verificación de la capacitación de nuevos empleados. Puedes controlar la productividad de los trabajadores, apuntar en el sistema las horas trabajadas, así como la gestión de vacaciones para la plantilla, entre otras ventajas
2. Módulo de inventario: las características del módulo ERP de inventario permite a las empresa a realizar un seguimiento de las existencias, informes de unidades y localización de artículos dentro del almacén. El módulo de inventario se integra con el módulo de compras.
3. Módulo de compras: permite tener bajo control todos los procesos de aprovisionamiento de materias primas y artículos. Incluye el listado de proveedores vinculación de proveedores y artículos, solicitud de presupuesto a proveedores, recepción y análisis de presupuestos, actualización de existencias y varios informes.
4. Módulo de ventas: componen informes y análisis, aceptación de pedidos, generación de facturas, seguimientos de los pedidos pendientes, entre otros.
5. Módulo financiero y contable: realiza un análisis de costes para gestionar y optimizar el cashflow y examinar el crecimiento de la empresa. Mediante la gestión de las nóminas, presupuesto, facturación y banca. Además, los errores humanos se verán eliminados.
6. Módulo de gestión CRM: para etner bajo control todas las acciones que se realizan con los clientes. Cuenta con un historial de contactos, llamadas, detalles de las compras que han sido realizadas por el cliente, etc. 
7. Módulo de produccion: control del uso de la materia prima, la sincronización de procesos y examen de la calidad, son acciones que se ven enormemente beneficiadas por la integración de un ERP
8. Módulo de suministros: controla el flujo de productos desde que comienza en el fabricante, hasta que llega al consumidor, y a la inversa.

Conclusión

La digitalización y transformación digital es un hecho en los procesos empresariales de las empresas. Con la implantación de un ERP perfectamente adaptado a tu negocio, podrás ir un paso por delante que la competencia.

Gracias a este software de gestión vas a poder realizar estrategias empresariales más efectivas, además de hacer más flexible y competitiva tu empresa.

Introducir un ERP en tu pequeño comercio te permitirá tener un mayor control y ahorro de tiempo, gracias a la automatización de procesos. Además, conseguirás establecer una base sólida con la que podrás abordar las posibles oportunidades y superar los distintos retos y desafíos que puedan surgir en un futuro.

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